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E-Rechnung: Ausstellungspflicht ab 1. Januar 2027
Ab 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Umsatz E-Rechnungen ausstellen. Was gilt, welche Formate nötig sind und was einzurichten ist.
Was sich ändert
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 ihre inländischen Rechnungen an Geschäftskunden elektronisch ausstellen. Für kleinere Betriebe endet die Übergangsregel Ende 2027.
Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Entscheidend ist, ob Ihre Rechnungs- oder Handwerkersoftware das kann und wie Empfang und Ablage geregelt sind. Auf Wunsch prüfe ich das, richte alles ein und automatisiere die Abläufe, wo es sich lohnt.
Was jetzt zu tun ist
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Prüfen
Kann Ihre Software XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen?
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Einrichten
Empfangsweg, Ablage und Versand festlegen.
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Testen
Rechnungen im passenden Format erzeugen und validieren.
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Einweisen
Team informieren und Abläufe dokumentieren.
Auf Wunsch
Wobei ich unterstützen kann
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Software-Prüfung
Prüfen, ob Ihr Rechnungsprogramm, Ihre Handwerkersoftware oder Ihr ERP E-Rechnungen erzeugen kann.
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Empfang einrichten
Ein zentrales Postfach und einen klaren Weg für eingehende E-Rechnungen einrichten.
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Lesbar machen
E-Rechnungen für alle Beteiligten lesbar darstellen – auch ohne Spezialsoftware.
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Ablage & Archiv
Revisionssichere Ablage, damit Rechnungen geordnet und auffindbar aufbewahrt werden.
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Versand umstellen
Ausgangsrechnungen auf XRechnung oder ZUGFeRD umstellen und testen.
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Automatisierung
Wiederkehrende Schritte wie Weiterleitung, Freigabe oder Übergabe an die Buchhaltung automatisieren.
Wen das betrifft
- Handwerksbetriebe und Dienstleister mit Geschäftskunden
- Betriebe, die Rechnungen heute noch als PDF oder auf Papier versenden
- Unternehmen, die eingehende E-Rechnungen bisher nicht sauber verarbeiten
Häufige Fragen
Reicht ein PDF per E-Mail nicht mehr aus?
Für Rechnungen an Geschäftskunden im Inland nicht dauerhaft. Ein PDF gilt nicht als E-Rechnung. Für Rechnungen an Privatkunden ändert sich nichts.
Gibt es Ausnahmen?
Ja, zum Beispiel für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Kleinunternehmer. Welche Regeln für Sie gelten, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerbüro.
Brauche ich eine neue Software?
Nicht unbedingt. Viele Programme können E-Rechnungen bereits erzeugen oder lassen sich nachrüsten.
Übernehmen Sie die steuerliche Beratung?
Nein. Ich kümmere mich um die technische Umsetzung. Steuerliche Fragen klären Sie mit Ihrem Steuerbüro.